Menciptakan pertemuan yang bermakna bukan perihal mudah. Untuk memastikan tujuan pertemuan tercapai, ada hal-hal yang terkesan minor tapi penting yang perlu diperhatikan.
Walau butuh lebih banyak usaha, pertemuan yang didesain dengan baik akan meninggalkan kesan mendalam bagi pesertanya. Kesan ini dapat mereka bawa ke luar dari pertemuan, dan digunakan sebagai motivasi menindaklanjuti hasil pertemuan dengan sendirinya.
Mendesain pertemuan yang seru dan menggugah merupakan bagian kekuatan Roemah Inspirit. Dan ini bisa jadi kekuatanmu juga! Untuk memastikan acaramu selanjutnya dirancang dengan apik sehingga bermakna bagi pesertanya, kami merangkum 8 tips fasilitasi yang bisa mulai kamu aplikasikan segera.
1. Tujuan
Pernah nggak sih, kamu datang ke sebuah pertemuan yang nggak jelas tujuannya? Bagaimana rasanya? Pusing, bingung, kesal karena jadi buang-buang waktu? Perasaan-perasaan tidak menyenangkan itu bisa bikin pertemuan jadi nggak efektif dan mematikan antusiasme peserta. Sebagai seorang fasilitator, penting bagimu untuk menentukan sedari awal apa yang hendak dicapai dari pertemuan. Dari sini, kamu dapat menentukan pertanyaan yang membantu peserta fokus pada tujuan pertemuan. Jika peserta pertemuanmu banyak, bagi ke dalam grup-grup kecil dan diskusikan jawaban dari pertanyaan tersebut dengan lebih dalam.
2. Proses
Dalam pengalaman Roemah Inspirit, proses yang baik – juga hidup atau vibrant – adalah proses yang menghidupkan antusiasme. Ketika fasilitator sudah dapat membayangkan suasana apa yang hendak diciptakan, dan menentukan proses untuk mencapainya, maka pertemuan akan menjadi lebih mudah dilakukan. Jika antusiasme dan kreativitas yang ingin dipantik sudah teridentifikasi, bayangkan apa yang dapat dilakukan untuk membangkitkannya? Kamu bisa menggunakan warna, musik, dan gambar sebagai alat untuk menggerakkan peserta pertemuan.
3. Waktu
Seorang fasilitator yang baik harus mawas terhadap ruang di mana pertemuan akan diselenggarakan, serta berapa banyak waktu yang ia punya. Jangan pula melihat waktu sebagai batasan, namun tantangan untuk kreatif memaksimalkan sesi dan materi sesuai dengan sumber daya yang tersedia. Ketika menyusun pertemuan, pastikan kamu menyisipkan waktu istirahat yang pantas. Dengan begitu, semangat peserta dapat terjaga sampai dengan akhir acara.
4. Metode
Dalam kehidupan sehari-hari, terutama di sekolah dan tempat kerja, kita didorong untuk terus mengoptimalkan keahlian berlogika, matematika, dan bahasa. Oleh karenanya, tanpa sadar kita terbiasa memprioritaskan rasionalitas di atas rasa. Padahal keduanya bisa hadir secara paralel dan mendukung kinerja satu sama lain, lho. Fasilitasi vibrant seringkali menggunakan metode yang dapat mengaktifkan logika dan rasa secara bersamaan. Carilah metode yang bisa membuat peserta aktif seluruh panca inderanya, bukan hanya daya analisisnya tapi juga hati, tubuh, dan kreativitasnya.
5. Tempat
Kami percaya tempat dapat menghasilkan dan membentuk energi. Oleh karena itu, pemilihan tempat pertemuan harus dilakukan dengan serius. Tempat yang nyaman dapat mendorong peserta untuk lebih bebas dan terbuka dalam berpikir, hasilnya gagasan juga jadi lebih mengalir. Jika memungkinkan, carilah tempat atau ruangan yang terkoneksi dengan alam. Tapi kalau harus di ruangan tertutup juga nggak masalah, kok! Pastikan saja ada jendela dan akses ke cahaya alami. Selain itu, pastikan ruangan cukup luas. Jangan mengikuti standar hotel untuk jumlah orang yang dapat dipadatkan dalam sebuah ruangan. Sesuaikan dengan metode yang akan digunakan dan jumlah peserta yang hadir. Lebih luas lebih baik, agar peserta tidak berdesakan, bisa bebas bergerak dan sirkulasi oksigen lebih baik!
6. Desain ruang
Fasilitator memiliki peran penting untuk menciptakan sebuah ruang yang ‘istimewa’. Bukan hanya ruang emosional di mana seluruh peserta merasa diterima, diakui, dan didengar, namun ruang fisik pun harus diberikan perhatian serupa. Pengaturan tempat duduk, pencahayaan, suara, hingga warna dan hiasan ruangan harus disengajakan. Merujuklah pada pertanyaan-pertanyaan awal; mengapa pertemuan ini ada dan proses seperti apa yang ingin dihadirkan? Ruangan yang kamu rancang harus dapat mendukung tujuan dan proses pertemuanmu.
7. Alat bantu
Prinsip yang harus diingat oleh setiap fasilitator adalah fasilitasi hadir untuk memudahkan. Oleh karenanya, alat bantu yang digunakan dalam pertemuan haruslah dapat membantu peserta berinteraksi, berdiskusi, dan berkomunikasi. Aktifkan imajinasi peserta dengan menggunakan warna dan tekstur, serta jangan lupa untuk memanfaatkan ruang. Ingat bahwa alat bantu hadir bukan hanya sebagai pemanis atau pemenuh kebutuhan estetika saja, tapi harus fungsional dan disengaja.
8. Bangun pembuka yang kuat dan penutup yang berkesan
Awal yang kuat membantu membangun antusiasme. Layaknya menu pembuka yang dahsyat, awalan akan mendikte bagaimana keseluruhan proses pertemuan akan berjalan, serta membangun kesan peserta tentang jenis pertemuan apa yang hendak mereka alami. Penutup yang berkesan juga akan berdampak kuat bagi peserta. Entah pulang dengan memori, pembelajaran, atau jejaring baru, sebuah pertemuan yang ditutup dengan baik dapat menggerakkan peserta melakukan sesuatu dan menciptakan perubahan.
Setelah menyimak delapan tips di atas, semoga kamu jadi lebih tercerahkan untuk mulai merancang pertemuan kerenmu selanjutnya ya! Jangan lupa follow Instagram Roemah Inspirit di @roemahinspirit untuk dapat lebih banyak insight seputar fasilitasi, acara seru, juga tips produksi konten.
Comments